Co je faktura?

Faktura je dokument potvrzující transakci. To platí jak pro poskytování služeb, tak pro dodávku zboží, včetně dodávky digitálního obsahu. Může být v papírové nebo elektronické formě. Faktura určuje hodnotu zboží a služeb a je základem pro výpočet daní. Ačkoli se faktura často objevuje v B2B (business to business) vztazích, není to pouze oblast podnikatelů. Soukromé osoby se také setkávají s fakturami vystavenými v modelu B2C (business to consumer). V tomto článku vysvětlíme, co je faktura a jaký je její účel.

Co je faktura? Jaký je její účel? – obsah:

1. Základní informace o faktuře
2. Faktura jako potvrzení prodeje
3. Faktura jako dokument pro účetnictví
4. Je faktura nutná k uplatnění záruky?
5. Jak můžete snadno vystavit fakturu?

Základní informace o faktuře

Faktura je dokument potvrzující uzavření transakce mezi prodávajícím a kupujícím. Z tohoto důvodu musí faktura obsahovat úplné údaje o obou stranách. Měla by být vystavena ve dvou kopiích, jedna pro každou ze stran transakce.

Dalším důležitým prvkem faktury je její unikátní číslo a datum vystavení. Obsahuje informace o prodaném zboží a službách, jako je jejich množství, cena a hodnota. Pro země, kde se účtuje DPH (daň z přidané hodnoty), faktura také ukáže sazbu a hodnotu této daně.

Faktura uvádí způsob platby za dodané zboží a služby. Může to být záloha, platba v hotovosti, bankovní převod nebo kreditní karta. V případě prodeje s odloženou splatností bude faktura také obsahovat datum, kdy musí být taková povinnost vyrovnána.

Faktura může být vystavena v papírové formě, ale může být také vyhotovena v elektronické formě, která má stejnou právní sílu. Podle zprávy E-Invoicing / E-Billing. Digitalizace a automatizace, každoročně se vystaví více než 370 miliard faktur, z nichž pouze 10 % je elektronických.

Nicméně, vzhledem k tomu, že služba e-faktury je mnohem levnější než její papírový protějšek, stává se takové řešení každým rokem stále populárnější. Použitím automatizace při fakturaci můžete snížit náklady až o 30 %.

Faktura jako potvrzení prodeje

Při prodeji jakéhokoli zboží nebo služeb musíte takovou událost zdokumentovat v odpovídající formě. Při prodeji jednotlivcům obvykle musíte mít pokladnu a vystavit účtenky. Na žádost zákazníka však musíte vystavit fakturu potvrzující nákup. Při provozování podnikání v modelu B2B je základním dokumentem potvrzujícím prodej faktura.

Mnoho společností prodávajících na různých tržištích vystavuje faktury v elektronické formě pro své zákazníky automaticky. To je rozhodně pohodlnější řešení než tisk účtenek nebo papírových faktur. Odesílání takových dokumentů je snadné automatizovat, takže se nemusíte zabývat papírováním a můžete se soustředit na provozování svého podnikání.

Faktura jako dokument pro účetnictví

Podle IFRS (Mezinárodní standardy účetního výkaznictví) je faktura jedním z nejdůležitějších účetních dokumentů, který obsahuje podrobné informace o dokončené transakci. Mimo jiné faktury počítají váš příjem a daň, kterou musíte zaplatit. Faktury také dokumentují náklady, které jste vynaložili na provozování svého podnikání. V závislosti na zvolené formě zdanění mohou ovlivnit výši splatných daní. Protože faktury mohou být kontrolovány daňovými úřady, musí být uchovávány po dobu stanovenou zákonem dané země.

Účetní kanceláře, když připravují ceníky svých služeb, často odkazují na počet faktur. To platí jak pro ty, které vystavujete vy, označované jako prodejní faktury, tak pro faktury vystavené vašimi dodavateli za zboží a služby poskytnuté vám. Ty druhé se označují jako nákladové faktury.

Účetní kanceláře v ceně základního balíčku služeb obvykle nabízejí zaúčtování předem stanoveného počtu faktur, ale za každý další dokument překračující tento limit mohou účtovat další poplatky. Pokud nevystavujete příliš mnoho dokumentů, může být využívání účetních služeb značným nákladem spojeným s provozováním podnikání. Můžete však využít aplikaci, která vám umožní vystavovat a zaúčtovávat faktury samostatně. To je usnadněno předdefinovanými šablonami a rozbalovacími seznamy dat. Díky tomuto řešení můžete efektivně optimalizovat náklady na provozování vlastního podnikání.

Je faktura nutná k uplatnění záruky?

Nemusíte mít fakturu, abyste mohli uplatnit záruku. K tomu postačuje jakékoli potvrzení o nákupu. Může to být účtenka, výpis z účtu nebo potvrzení o platbě kreditní kartou. Důležité je mít dokument potvrzující transakci. Nicméně velké množství lidí, zejména při nákupu zboží větší hodnoty, volí fakturu. Proč?

Je velmi snadné ztratit účtenky. Kromě toho, pokud jsou špatně uchovávány, rychle blednou a stávají se nečitelnými. S fakturami takový problém není. Často mají větší formát a obvykle je to stránka A4. Díky tomu je lze snadno uchovávat ve standardních pořadačích. Faktury v elektronické formě jsou ideálním řešením. Přístup k takovým dokumentům je mnohem snazší a v případě, že potřebujete uplatnit záruku, můžete rychle najít potřebnou fakturu.

Jak můžete snadno vystavit fakturu?

Najdete mnoho řešení, která podporují vystavování faktur, počínaje účetními a finančními systémy, přes CRM (systém řízení vztahů se zákazníky) nebo složitější ERP (systém plánování podnikových zdrojů), až po specializované aplikace, např. Firmbee, což je bezplatná aplikace pro fakturaci. Díky takovým nástrojům můžete snadno vytvářet faktury a dokonce automatizovat určité procesy, jako je zasílání připomínek o opakovaných platbách.

To nemusí vždy zahrnovat značné výdaje na nákup takového softwaru. Stojí za to využívat osvědčená řešení, která poskytují plnou funkčnost při vystavování faktur, a zároveň jsou zdarma. K tomu můžete využít aplikaci Free Invoicing App, která výrazně usnadňuje vystavování faktur, i těm, kteří se dosud účetnictvím nezabývali.

Čtěte náš nedávný článek: Storyboard – co to je a jak ho využít pro produkci videa?

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě včelích dělnic na Facebooku a Twitteru.