7 výhod osobního auditu a jak jej provést

Osobní audit má jeden cíl – musí ukázat procesy v organizaci, které fungují dobře, a ty, které jsou dysfunkční. To vše se dělá za účelem opravy procesů v organizaci. Dobře provedený HR audit poskytuje odpovědi na strategické otázky související s řízením personálu a ukazuje směr a metody pro realizaci osobní funkce. Navíc usnadňuje rozhodování o zaměstnání a dává směr plánovacím procesům, stejně jako pomáhá formovat osobní cesty rozvoje práce. Vzhledem k tomu, že v posledních letech na trhu práce význam lidských zdrojů postupně roste, realizace HR auditů se stává stále populárnější a běžnější

Osobní audit – obsah:

1. Co je osobní audit?
2. Rozsah osobního auditu
3. Výhody a rizika spojená s osobním auditem
4. Shrnutí

Co je osobní audit?

Nástrojem používaným k diagnostice a hodnocení lidských zdrojů je osobní audit, někdy nazývaný HR audit. Tento typ auditu může být realizován samostatně nebo být součástí jiných auditů, například manažerských nebo organizačních. Audit personálu může být definován jako cílený proces (aktivity) poradenského nebo monitorovacího charakteru, který se skládá z výzkumu a hodnocení lidských zdrojů a osobní funkce. Hlavním cílem kontroly je stanovení souladu mezi aktuálním stavem a plánovanými a přijatými organizačními standardy.

Mezi hlavní rysy osobního auditu patří:

• objektivní hodnocení provedené auditorem a zlepšená osobní funkce
• zlepšení používaného řešení, jako hlavní premisa auditu
• výzkum a hodnocení přijatých standardů, stanovený způsob provádění
• spolupráce mezi auditorem a manažery a zaměstnanci jak vyššího, tak nižšího stupně
• realizace s využitím správných nástrojů určených k shromažďování informací a jejich analýze
• prezentace objektivních důkazů, informace kvantitativní a/nebo kvalitativní povahy, které jsou ověřitelné
• příprava všech shromážděných dat ve formě závěrečné zprávy, která může tvořit základ pro plánování a realizaci nápravných opatření

Audit by měl být realizován etickým způsobem a s náležitým ohledem na zákon. Navíc by se auditor ve své činnosti měl řídit profesionalitou, přesností, nestranností a nezávislostí při formování názorů.

Rozsah osobního auditu

Mezi základní otázky, které auditor kontroluje, patří kompetence a motivace zaměstnanců, efektivita a náklady na práci, stav a struktura zaměstnanosti a úroveň fluktuace.

Osobní audit může být realizován na úrovni jednotlivce, skupiny, celé organizace a osobní funkce. Několik oblastí je kontrolováno v závislosti na řízené úrovni.

Audit na individuální úrovni. Předmět studie: individuální pracovní potenciál, organizační chování, výsledky práce.

Audit na skupinové úrovni. Předmět studie: interakce uvnitř pracovních týmů a neformálních skupin, skupinový pracovní potenciál, chování a výsledky práce, soudržnost skupiny, mezilidské vztahy, role a síla vedení, životní cyklus týmu, faktory ovlivňující fungování skupiny a dosažené výsledky.

Audit osobní funkce. Předmět studie: strategie, metody a techniky řízení lidských zdrojů, organizace procesů v personálních záležitostech, efektivita řízení zaměstnanců, nábor zaměstnanců, systém hodnocení a odměn, příležitosti k profesnímu rozvoji, fluktuace zaměstnanců a administrativní operace.

Bez ohledu na typ a rozsah osobního auditu je nezbytnou podmínkou pro správnou realizaci procesu příprava a dodržování správných postupů, které by měly brát v úvahu všechny normy, standardy a specifika daného odvětví. Postup by měl stanovit cíl, předmět a rozsah osobního auditu, stejně jako standardy studie a hodnocení a oblast odpovědnosti jednotlivců účastnících se auditu, identifikaci aktuálního stavu, ověření a interpretaci výsledků a přípravu závěrečné zprávy, která obsahuje hodnocení a doporučení.

Výhody a rizika spojená s osobním auditem

Jak již bylo zmíněno, charakteristiky HR auditu jsou jeho nezávislost, nestrannost a komplexnost studie, které umožňují hodnocení všech lidských zdrojů v organizaci.

Klíčové výhody spojené s realizací auditu jsou:

• určení skutečného přínosu a angažovanosti zaměstnanců při realizaci hlavních cílů organizace
• zvýšení odpovědnosti a profesionality HR zaměstnanců
• harmonizace činností v oblasti lidských zdrojů
• úprava vnitřních předpisů k pracovním předpisům
• racionalizace nákladů na práci zvýšením efektivity používaných postupů
• přehled o osobním informačním systému

Kromě výhod může osobní audit přinést i některá rizika. Je to riziko spojené se specifikou výzkumu souvisejícího s interdisciplinaritou osobní funkce a objektivními limity z hlediska hodnocení a měření, což může vést k falešnému pohledu na výsledky. Další rizikové faktory jsou spojeny s kulturou, postupy a kompetencemi osob, které zadávají a realizují auditní proces. Navíc může být objektivita auditu podrobena očekáváním vedoucího týmu, který může chtít získat pozitivní výsledky kontroly. Proto je tak důležité dodržovat pravidla a postupy, stejně jako spolehlivou a transparentní realizaci celého procesu.

Shrnutí

Schopnost konfigurovat osobní audit je příležitostí přizpůsobit správnou kompilaci studovaných oblastí specifikům fungování a organizace dané společnosti. Audit by měl být považován za důležitý nástroj, který usnadňuje praxi řízení lidských zdrojů v organizaci bez ohledu na její velikost, strukturu a obor činnosti. Výsledky mohou být orientačním bodem, který ukazuje efektivní realizaci osobní funkce organizace a posílení obrazu HR oddělení ve srovnání s celou společností.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube, Pinterest.