Kdo potřebuje FMS? 5 znaků, že ve vaší organizaci potřebujete systém pro správu freelancerů

Již jsme psali o výhodách systému řízení freelancerů v článku „Jak vám systém řízení freelancerů pomůže v práci?“ Ale jak poznat, zda vaše firma potřebuje FMS? Jaké jsou signály, které naznačují, že tento systém by nejen usnadnil správu freelancerů, ale také zlepšil tradiční obchodní modely používané ve vaší organizaci? Dnes si projdeme některé alarmující náznaky, které naznačují, že firma potřebuje přejít na moderní systém řízení freelancerů.

5 signálů, že potřebujete FMS – obsah:

1. Zpožděné termíny
2. Práce ztracená v e-mailech
3. Žádná možnost sledování pokroku
4. Nápady, které vyprchávají
5. Neočekávané a časté nedorozumění

Zpožděné termíny

Pravděpodobně jsme se všichni ve svých kariérách setkali se situací, kdy se některé úkoly neustále odkládají. Nejedná se o případy nepředvídaných okolností, jako je nemoc nebo náhlé rodinné situace. Ty se mohou stát každému. Mluvíme o pozdních termínech souvisejících se situacemi, kdy mají freelanceři několik projektů, které musí dokončit, a nevědí, jak se zorganizovat, aby je dokončili včas.

Práce ztracená v e-mailech

Používání freelancerů pracujících na různých místech po celém světě a tedy v různých časových pásmech má mnoho výhod. Obrovskou překážkou takové spolupráce napříč časovými pásmy je nedostatek vhodné platformy pro komunikaci a kontrolu pokroku práce. Zde mohou systémy řízení freelancerů přijít vhod, protože fungují jako taková platforma. Také to, co silně ovlivňuje rychlou komunikaci mezi firmou a dodavateli, jsou časové prodlevy. Například freelancer pracující ve východní Evropě si přečte e-mail napsaný z kanceláře ve Spojených státech až následující den. Takto se objevují zpoždění, která prodlužují termín projektu.

Žádná možnost sledování pokroku

Jednou z výhod využívání služeb freelancerů je, že mohou pracovat z domova, což se promítá do nižších nákladů pro firmu snížením výdajů spojených s účty za elektřinu nebo pronájmem specializované kanceláře. Nicméně velkou nevýhodou, zejména mezi novými freelancery, je nedostatek kontroly nad jejich prací. Jeden den se mohou mobilizovat tím, že pravidelně odpovídají na e-maily a generují zprávy, druhý den jejich práce není tak systematická, jak byla den předtím. FMS dává možnost neustále sledovat objednávky a kontrola pokroku mobilizuje freelancera interně k systematické práci.

Nápady, které vyprchávají

Žádná jediná platforma pro správu freelancerů je opravdu nedostatkem virtuální kanceláře. Kanceláře, kde není slyšet pouze šéfa, ale také místo setkání, kde každý diskutuje o problémových otázkách a zaměstnanci sdílejí své myšlenky a nápady. Jak často se stalo, že během schůzek a plánování nevznikly žádné nové nápady ani návrhy na zlepšení týkající se práce ve firmě?

Díky správnému systému řízení freelancerů můžete sledovat pokrok daných projektů a excelové tabulky nebo grafy na jednom místě a mít také virtuální místo pro setkání. Místo, kde můžete sdílet nápady a myšlenky. Pokud si všimnete nedostatku nových nápadů ve vaší firmě od lidí, kteří v ní pracují, měli byste přemýšlet, zda to není způsobeno rozptylem specialistů, kteří v ní pracují.

Neočekávané a časté nedorozumění

V době digitální komunikace, která překonává vzdálenosti a časová pásma, je velmi snadné mít nedorozumění. Kolikrát se stalo, že při psaní zprávy nebo e-mailu někdo přehlédl některé složité detaily a měl poté spoustu otázek, které vedly k nedorozuměním a občas i k hněvu? Kolikrát jste si vlastně uvědomili, že kdybyste to samé řekli někomu tváří v tvář nebo prostřednictvím videohovoru, takovým situacím by se dalo vyhnout? Dobrý FMS pomáhá vyhnout se takovým situacím tím, že vytváří místo, kde si každý může vyjasnit všechny otázky v reálném čase a tyto informace nezůstávají v e-mailových schránkách příjemců.

Pokud se některý z varovných signálů vztahuje na vaše podnikání, nebo ještě hůře, pokud si všimnete většiny z nich, je správný čas zvážit implementaci FMS. Ujišťujeme vás však, že to není tak obtížný úkol, jak si možná myslíte. Abychom vám to dokázali, připravili jsme samostatný článek o tom, jak efektivně implementovat FMS ve vaší firmě.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku a Twitteru.