Virtuální firemní akce. Jak je naplánovat a uskutečnit?

Najděte svou cílovou skupinu a stanovte rozpočet pro firemní akci

Budování vztahů, oslava úspěchů společnosti, navazování nových obchodních kontaktů? Než začnete připravovat svou firemní akci, stanovte její cíl a rozhodněte, kdo se jí zúčastní. Koneckonců, k akci pro zaměstnance byste měli přistupovat jinak než k akci pro klienty, dodavatele nebo obchodní partnery.

Dalším krokem je zvážit váš rozpočet. I když virtuální firemní akce nejsou tak drahé jako tradiční akce, stále budete muset utratit nějaké peníze (např. na poplatky za platformu, ceny pro účastníky a odměny pro hosty – v závislosti na plánovaných atrakcích).

Vyberte správný nástroj

Jakmile definujete svou cílovou skupinu a stanovíte rozpočet, můžete přejít k dalšímu kroku, kterým je vybrat správnou platformu pro pořádání vaší akce. Analyzujte dostupné možnosti, například Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting nebo specializované platformy pro virtuální akce jako Hopin nebo Remo, a poté se rozhodněte, jaké řešení zvolit.

Vytvořte program firemní akce

Je čas vytvořit atraktivní plán akce. V závislosti na typu setkání vyberte správné atrakce:

• Přednášky a workshopy pro rozšíření znalostí a dovedností,
• Hry a aktivity pro budování vztahů,
• Soutěže a kvízy pro ověření znalostí.

Uskutečněte firemní akci

Před virtuální firemní akcí se ujistěte, že vy jako organizátor máte odpovídající technickou infrastrukturu, včetně stabilního internetového připojení a počítačového vybavení (sluchátka, reproduktory, funkční kamera atd.). Také provádějte zkoušky, abyste se vyhnuli potenciálním problémům.

V den akce nezapomeňte přivítat účastníky a seznámit je s cílem setkání. Používejte různé aktivity a pravidelně si dělejte přestávky. Pokud je to možné, poskytněte účastníkům nápoje a občerstvení. Klíčem k úspěšné virtuální akci je udržet účastníky zapojené a přizpůsobit se měnícím se okolnostem – snažte se to mít na paměti po celou dobu akce.

Shrnutí

Při správné organizaci může být online týmová akce nebo jiná akce stejně atraktivní a efektivní jako tradiční, i když určitě vyžadují jiný přístup. Nicméně vyžadují méně práce a tím pádem i méně zdrojů. Ať už plánujete online nebo offline akci, můžete si svou práci usnadnit pomocí Firmbee, našeho softwaru pro řízení projektů. V aplikaci Firmbee můžete používat Kanban tabule k přiřazování úkolů, vytváření seznamů úkolů, stanovování priorit a kontrolu rozpočtu, to vše na jednom místě.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.