Co je to RACI diagram?

V době, kdy jsou projekty stále složitější a mnohostrannější a týmy zahrnují mnoho lidí s různými kompetencemi, se zajištění jasného rozdělení odpovědností stává klíčovým. Nástroj, jako je RACI diagram, může být v této oblasti užitečný. Níže se zabýváme tím, co toto řešení obnáší a jak může podpořit vaše operace.

RACI diagram – co je tento nástroj?

RACI diagram je nástroj pro řízení projektů a organizací, který je navržen tak, aby přiřadil konkrétní osobu k konkrétním úkolům nebo činnostem v rámci projektu nebo procesu. Jeho použití pomáhá efektivně řídit odpovědnosti – poskytuje jasnost v rozdělení, minimalizuje riziko přehlédnutí aktivit, které je třeba vykonat, a zlepšuje komunikaci (když je jedna osoba závislá na druhé ohledně svých odpovědností).

Takto použití tohoto nástroje usnadňuje plánování a sledování pokroku, zatímco umožňuje dosažení stanovených cílů. Popisované řešení v současnosti využívají společnosti působící v různých odvětvích, stejně jako organizace tzv. třetího sektoru.

Jak vypadá RACI diagram?

Jak přesně bude vypadat matice odpovědnosti, může být přizpůsobeno konkrétnímu týmu, projektu nebo organizaci. Nejčastěji je však prezentována ve formě tabulky, s úkoly nebo prvky projektu v jedné dimenzi (např. ve sloupcích) a lidmi nebo týmy, které jsou k nim přiřazeny, v druhé (např. v řádcích).

Větší projekty nebo organizace mohou mít tabulku složitější (např. zahrnovat i úrovně rozhodování). Označení uvedená níže (která vysvětlují další název pro tento nástroj – RACI) se používají k označení rolí přiřazených každé osobě:

• R – Odpovědný – osoba, která je povinna vykonat úkol,
• A – Zodpovědný – osoba, která musí přijmout výkon daného úkolu,
• C – Konzultovaný – osoba, která má specializované znalosti a může pomoci při vykonávání daného úkolu,
• I – Informovaný – osoba, která potřebuje být informována o pokroku úkolu, ale není aktivně zapojena do jeho realizace.

Výhody používání RACI diagramu

Hlavním účelem používání popsaného nástroje je přesně definovat, kdo je odpovědný za vykonání daného úkolu, což eliminuje nejasnosti a nesrovnalosti v chápání odpovědností, čímž se snižuje riziko chyb (zejména duplicity úkolů nebo jejich opomenutí).

Nicméně, to není jediná výhoda tohoto přístupu k probíhajícím projektům a procesům. RACI diagram také umožňuje:

• zlepšit komunikaci v týmu – když každý ví, jaké role a úkoly jsou jim a ostatním přiřazeny, každodenní komunikace a spolupráce se stávají snazšími a plynulejšími,
• zajištění efektivního řízení zdrojů – přiřazení jednotlivých úkolů lidem s nejlepšími kompetencemi k jejich vykonání umožňuje optimální využití zdrojů (a zároveň zajišťuje, že úkoly jsou rozděleny rovnoměrně, pokud je to možné). Zároveň to podporuje dodržení stanoveného rozpočtu,
• efektivně řídit riziko – přiřazením role schvalovatele (Zodpovědný) pro každý úkol lze přesně identifikovat osobu, která činí konečné rozhodnutí, a tím předejít potenciálním problémům,
• zefektivnit obchodní procesy – nástroj také umožňuje identifikovat klíčové úkoly, což vám umožňuje přehodnotit vaše obchodní procesy a vyhnout se zbytečným zpožděním nebo mezerám v operacích.

RACI diagram – shrnutí

Popisovaný nástroj pomáhá zajistit transparentnost v rozdělení úkolů, aby bylo možné minimalizovat zpoždění, eliminovat nesrovnalosti v chápání své role a umožnit všem účastníkům projektu harmonickou spolupráci. Při používání RACI diagramu je však třeba úkoly přiřazovat podle skutečných dovedností a kompetencí jednotlivců, aby měl každý člen týmu jasně definované role a věděl, co se od něj během projektu očekává.

Je také nutné zajistit, aby byl nástroj pravidelně aktualizován, jak práce postupuje a jak se provádějí změny v projektu. To zajistí přizpůsobení se měnící situaci, předejde konfliktům a udržuje plynulost probíhajících aktivit.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.