Co je to organizační diagram?

Stále však existuje jeden další prvek extrémního významu, který jste možná opomněli – efektivní struktura, kterou společnost nebo organizace vytváří. Tato struktura se skládá z závislostí a odpovědností, které jsou efektivně vizualizovány pomocí takzvaného organizačního diagramu. Níže vysvětlujeme, co přesně tento nástroj je, a také poukazujeme na to, jaké výhody jeho použití přináší společnostem a institucím působícím v různých odvětvích.

Organizační diagram – nebo co?

Organizační diagram není jen jednoduchý, přímočarý nákres, ale komplexní nástroj řízení, který zobrazuje – ale především pomáhá pochopit – strukturu dané společnosti, instituce nebo jiné entity. Je to grafická vizualizace hierarchie (od nejvyššího po nejnižší úroveň), rozdělení odpovědností a také vazeb mezi různými entitami (různými týmy nebo jednotlivci).

Je to užitečný prostředek pro zaměstnance (zejména pro ty, kteří právě začínají), protože jim pomáhá vidět strukturu společnosti nebo instituce tím, že jasně definuje role každé jednotky a jejich rozsah odpovědností a kompetencí. Může to být také praktické pro externí osoby (například potenciální investory nebo partnery), kteří chtějí vědět, jak společnost nebo instituce funguje. Podstata organizačního diagramu tedy spočívá v zajištění transparentnosti a efektivního řízení dostupných zdrojů.

Co obsahuje organizační diagram?

Existují různé typy popsaných nástrojů (od hierarchických, přes funkční, po maticové, tj. zaměřené na probíhající projekty). Přesně jaké prvky jsou zahrnuty, závisí na konkrétním případě (zejména na velikosti entity a odvětví, ve kterém působí). Nejčastěji však zahrnuje informace o takových prvcích jako:

• vedoucí pracovníci – v nejvyšší části vizualizace jsou umístěny nejdůležitější výkonné pozice odpovědné za klíčová rozhodnutí týkající se celé společnosti nebo instituce. Zde obvykle vystupují takové osoby jako prezident, viceprezident, generální manažeři (v oblastech jako HR, marketing, rozvoj, prodej atd.) a někdy také vrcholoví manažeři,
• jednotlivá oddělení nebo sekce – každé oddělení (např. marketing, HR, IT, prodej, právní a compliance atd.) je reprezentováno samostatným blokem, a v něm jsou jednotlivé pozice a role (v rámci oddělení mohou být také týmy odpovědné za konkrétní oblast, např. v marketingovém oddělení tým pro komunikaci, výkon a oslovování),
• Rozdělení pozic – v rámci každého oddělení nebo sekce jsou také uvedeny konkrétní pozice, které existují ve společnosti nebo instituci (od ředitelů po senior a junior specialisty, po stážisty a trainee), často s jejich přidělenými odpovědnostmi,
• komunikační a podřízené linie – jako součást grafické reprezentace struktury je také uvedeno, kdo je odpovědný za hlášení svých aktivit a komu taková zpráva musí být předložena,
• klíč/legenda – grafická vizualizace často také zahrnuje klíč nebo legendu, která vysvětluje význam různých symbolů a čar použitých v diagramu. To usnadňuje všem uživatelům vidět strukturu a pochopit význam všech různých prvků.

Proč by měla mít společnost organizační diagram?

Jaký užitek má příprava organizačního diagramu? Za prvé, tímto způsobem mohou zaměstnanci snadněji pochopit své místo ve struktuře – vědí, jaké jsou jejich úkoly, komu přesně jsou odpovědní (jak v rámci základních, tak vyšších úrovní) a na koho se mohou obrátit v případě problému.

Co víc, pokud potřebují podporu osoby z jiného oddělení, mohou si sami zkontrolovat v organizačním diagramu, kdo je odpovědný za konkrétní oblast a být si jisti (ve většině případů), že se obrátili na správnou osobu. Tímto způsobem jasně definované komunikační a odpovědnostní linie pomáhají vyhnout se zmatkům a zastavení práce. Zároveň popsaná grafická vizualizace také umožňuje identifikovat oblasti, kde jsou mezery nebo přílišné zatížení, což umožňuje efektivnější rozdělení aktivit.

Organizační diagram – shrnutí

Vzhledem k výhodám uvedeným výše můžeme s jistotou říci, že řízení společnosti, instituce nebo jiné entity bez organizačního diagramu by bylo obtížným a extrémně složitým úkolem. Komunikace by byla zdlouhavější, rozhodnutí by byla méně promyšlená (kvůli nedostatku úplného povědomí o vnitřní struktuře a vztazích) a zdroje by byly nasazeny neoptimalizovaným způsobem.

Organizační diagram usnadňuje řízení, zatímco také umožňuje pochopení společnosti nebo instituce jako celku a identifikaci oblastí, kde mohou být provedeny zlepšení a změny pro další růst a úspěch. Takže každá společnost a instituce – i ta malá – by se měla postarat o vytvoření přesného a (zásadně) aktuálního organizačního diagramu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.