Analýza příčin – výhody a cíle

Jedním z lepších řešení je provést studii, jako je Analýza příčin (RCA). Níže vysvětlíme, co tento nástroj je, jaký má účel a jaké pozitivní výsledky může jeho aplikace přinést organizaci.

Co je analýza příčin?

Analýza příčin je široce používaný nástroj, který funguje nejen v různých oblastech (od inženýrství po zdravotnictví, medicínu a podnikání až po výrobu nebo řízení kvality), ale někdy může být užitečný i v našem každodenním životě. Analýza příčin je přístup, který prostřednictvím svého systematického procesu vede k identifikaci základů problémů, incidentů a selhání, které již nastaly nebo jsou potenciální.

Její využití vychází z myšlenky, že akce zaměřené na tento aspekt – tedy na skutečnou podstatu obtíže – jsou obvykle efektivnější než prostá reakce na symptomy, které se mohou znovu objevit později.

Výhody analýzy příčin

Hlavní výhodou spojenou s analýzou příčin je prevence opakování, což se stává možné právě odstraněním důvodů, proč k problémům a selháním dochází. To zlepšuje kvalitu nabízených produktů, služeb nebo procesů, snižuje vzniklé náklady a zajišťuje optimálnější využití zdrojů. Nicméně, to není jediný pozitivní výsledek přijetí této techniky – mezi další výhody můžeme zmínit:

• Better risk management – analýza příčin pomáhá pochopit, jaké faktory mohou vést k problémům, což umožňuje efektivnější řízení rizik jak pro jednorázové projekty, tak pro každodenní operace,
• Increased safety – V sektorech, jako je průmysl, medicína nebo doprava, RCA pomáhá identifikovat nebezpečí (substrát nehod), což zvyšuje úroveň bezpečnosti,
• Improve customer satisfaction – Odstraněním důvodů pro stížnosti nebo nespokojenost se zlepšuje vztah zákazníka k naší značce.

Cíle analýzy příčin

Může se zdát, že hlavním cílem analýzy příčin je pochopit skutečný důvod problému nebo selhání, které nastalo, což stojí v opozici k zaměření se pouze na bezprostřední symptomy a provádění nápravných opatření. Nicméně bychom měli zdůraznit, že taková akce je pouze projevem použití popsaného nástroje. To proto, že RCA má za cíl – prostřednictvím specifických kroků – identifikovat oblasti pro zlepšení, což vede k zvýšení efektivity, kvality prováděných kroků a rychlosti probíhajících procesů.

Tímto způsobem přijetí analýzy příčin podporuje kontinuální zlepšování produktů, služeb nebo procesů, což se očekává, že přinese pozitivní výsledek pro všechny zúčastněné strany (zaměstnance, zákazníky, obchodní partnery atd.).

Jak provést RCA?

Jak by měl být proces RCA proveden, aby zajistil očekávané výsledky? Nejlepší způsob je řídit se těmito kroky:

1. Identifikujte problém – vyberte konkrétní problém, incident nebo selhání, které chcete prozkoumat, a poté přesně popište, co se stalo a jaké byly důsledky.
2. Shromážděte data – použijte zprávy, dokumentaci, záznamy, svědecké výpovědi a další dostupné zdroje, abyste získali úplný obraz situace.
3. Identifikujte potenciální příčiny – zaměřte se na identifikaci všech faktorů, které mohly způsobit problém (např. pomocí Ishikawova diagramu). Pamatujte, že některé z nich mohou být skryté nebo ne zřejmé.
4. Testujte potenciální příčiny – Jakmile jsou potenciální příčiny identifikovány, měly by být testovány, aby se potvrdila nebo vyloučila jejich účast na dané záležitosti.
5. Identifikujte kořen – najděte důvod za selháním, který je nejdůležitější (tj. má nejhorší důsledky).
6. Implementujte nápravná opatření – na základě identifikovaných důvodů vypracujte konkrétní nápravná opatření, která sníží nebo odstraní riziko opakování problému. Jakmile je implementujete, nezapomeňte vyhodnotit jejich účinnost a zůstat flexibilní (protože nápravná opatření mohou potřebovat úpravy, jakmile se objeví nové informace).

Pokud si nejste jisti, co je skutečným zdrojem obtíže, můžete se zeptat svých zaměstnanců na jejich názor. Systém pro řízení projektů a týmů, Firmbee, vám pomůže udržovat otevřenou komunikaci. Pomocí funkce check-in můžete poslat automatickou zprávu všem (nebo vybraným) členům vašeho týmu, ve které je požádáte, aby reagovali na dané téma. Můžete také nastavit tyto jako pravidelná oznámení (např. v určité dny a časy). Tímto způsobem získáte širší perspektivu na daný problém a dozvíte se o potenciálních důvodech z pohledu ostatních lidí.

Analýza příčin – shrnutí

Pokud hledáte způsob, jak zlepšit kvalitu, efektivitu, bezpečnost nebo spokojenost zákazníků v produktech nebo službách, které nabízíte, analýza příčin by vám měla vyhovovat. Musíte však pokorně přijmout, že RCA není magická medicína, která všechny problémy odstraní. Přesto aplikace principů analýzy příčin k zjištění základů určitého problému výrazně zvyšuje šance na úspěch a dosažení vašich obchodních cílů. A nezapomeňte, že RCA zajišťuje, že problematické záležitosti se vyskytují méně často (nebo jsou odstraněny), což je vždy dobrá zpráva pro všechny zúčastněné strany.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.